Technicienne ou technicien en administration – organisation scolaire (22-23-68)

LIEU DE TRAVAIL :  Services éducatifs, 100-945, avenue Wolfe, Québec (Québec) G1V 4E2
HORAIRE DE TRAVAIL : 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h du lundi au vendredi
STATUT D’ENGAGEMENT : Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible

VOTRE RÔLE : Confectionner l’horaire-maître de l’école ou du centre et d’autres grilles telles que l’horaire des examens, en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d’efficience et, en plus, à adapter et appliquer les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens, la préparation des bulletins et des sanctions d’études et la programmation des cours d’été.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Confectionner les grilles d’horaire de l’école ou du centre en tenant compte des facteurs pertinents tels que les options de cours offertes, les choix de cours des élèves, les champs d’enseignement, le régime pédagogique, les locaux disponibles, les règles de formation des groupes, les périodes d’enseignement et les contraintes d’un autre ordre tel que la dispersion des locaux et la disponibilité du transport;
• Soumettre les grilles à la direction et y apporter les modifications demandées;
• Recueillir les données nécessaires pour l’inscription et les choix de cours des élèves;
• Concevoir et adapter un formulaire à cette fin, s’assurer du retour des formulaires après qu’ils ont été remplis, apporter les corrections qui ont été convenues et produit les diverses statistiques nécessaires à l’établissement d’une grille d’horaire;
• À l’aide de logiciels appropriés, effectuer des analyses, des extractions, des exploitations spécifiques et des rapports permettant des contrôles ou de se conformer à la procédure prévue pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la production des bulletins et des sanctions d’études, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d’élèves, les codes permanents d’élèves, les absences d’élèves, la suppléance, le transport scolaire, les échecs et diverses autres listes ou rapports en vue de leur transmission, notamment au Ministère.
• Tenir à jour les dossiers des élèves;
• Dispenser la formation et offre le support requis concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations;
• Être appelé à répondre aux demandes d’information des autres intervenants de l’école, du Centre de services ou des parents, au besoin.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE :

• 20 jours de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offerts, dont 10 jours pour les vacances de Noël;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Programme de santé et mieux-être pour vous et votre famille;
• Formation et développement des compétences offert!

CONDITIONS D’EMPLOI :

• Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine);
• Entrée en fonction dès que possible;
• Salaire de 23,82 $ à 30,82 $ de l’heure.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN :

• Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en techniques administratives avec option gestion ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
• Des habiletés en mathématique  ou  toutes autres  connaissances jugées  pertinentes seront considérées comme un atout.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Avoir une bonne maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite;
• Avoir une excellente capacité d’analyse et de synthèse;
• Posséder une excellente maitrise du logiciel Excel;
• Être capable de travailler dans un contexte où les échéances sont très serrées;
• Avoir une bonne connaissance des logiciels Word et Access;
• Avoir des  connaissances  pratiques  du logiciel GPI ou des aptitudes et de l’intérêt  pour  ce logiciel  de gestion;
• Avoir une bonne capacité de communication;
• Démontrer d’excellentes habiletés pour le travail d’équipe;
• Faire preuve d’autonomie;
• Avoir une grande capacité d’adaptation;
• Avoir un sens développé de la planification et de l’organisation;
• Démontrer des aptitudes pour le service à la clientèle.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 1, Word niveau 1, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique. Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Secrétaire – École primaire

LIEU DE TRAVAIL :  École Les Sources, 1181, rue Robert L. Séguin, Québec (Québec) G1X 4P5
HORAIRE DE TRAVAIL : 7h45 à 12h et de 13h à 15h45 du lundi au vendredi
STATUT D’ENGAGEMENT : Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible

VOTRE RÔLE : Voir à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.

CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES :

• Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du Centre, des ministères et divers organismes et respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école;
• Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration et voir à son suivi;
• Effectuer la tenue des livres comptables de l’école et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires;
• S’assurer que les réparations ont été effectuées sur le matériel et réquisitionner les services au besoin;
• Dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et voir au remplacement du personnel absent;
• Tenir des registres et dossiers concernant l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire;
• Répondre aux besoins des élèves et prodiguer les premiers soins et remplir les rapports requis si nécessaire;
• Examiner le courrier et agencer les renseignements pertinents.

 LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE :

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 10 jours pour les vacances de Noël;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Programme de santé et mieux-être pour vous et votre famille;
• Formation et développement des compétences offert!

CONDITIONS D’EMPLOI :

• Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine);
• Entrée en fonction dès que possible;
• Salaire de 22,81 $ à 27,10 $ de l’heure.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN :

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une spécialité appropriée pour l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Détenir 4 années d’expérience pertinente pour l’emploi;
• Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat d’école.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que les logiciels de traitement de texte Word, du chiffrier électronique d’Excel et de PowerPoint;
• Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur d’Internet et son courrier électronique;
• Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion (Paie, Dofin, Achat Windows);
• Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
• Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
• Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
• Avoir une certaine flexibilité au niveau de l’horaire de travail puisque certaines tâches peuvent nécessiter, occasionnellement, du travail en dehors de l’horaire régulier.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique (Comptabilité-Niveau 1). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Secrétaire de gestion

LIEU DE TRAVAIL:  Centre administratif situé au 100-945 avenue Wolfe, Québec (Québec) G1V 4E2
HORAIRE DE TRAVAIL :  8h00 à 12h00 – 13h00 à 16h00 du lundi au vendredi
STATUT D’ENGAGEMENT : Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible

VOTRE RÔLE : Au sein du Service du secrétariat général et des communications, vous aurez à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES :

• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches de l’emploi;
• Transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
• Préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi;
• Préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
• Recevoir la personne qui se présente à son unité administrative, fournir l’information relevant de sa compétence ou la référer à la personne concernée;
• Gérer, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui elle travaille;
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués;
• Participer à l’élaboration du système de classement et archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur;
• Si requis, effectuer un suivi budgétaire.

PLUS SPÉCIFIQUEMENT :

• Voir à l’organisation des séances du Conseil d’administration et de ses Comités dont notamment, la préparation des documents de travail, la rédaction des procès-verbaux;
• Donner le suivi aux résolutions, s’occuper de l’archivage des documents légaux et agir à titre de responsable de la publication des avis publics;
• Effectuer la révision et la correction des documents produits par le Service du secrétariat général et des communications comme le rapport annuel;
• Assurer également le suivi des plaintes de parents et le suivi des demandes d’accès à l’information en conformité avec les dispositions légales qui régissent ce processus.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE :

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
• Lieu d’emploi situé en plein cœur de Sainte-Foy et à proximité de différents services;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Formation et développement des compétences offert.

CONDITIONS D’EMPLOI:

• Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine);
• Entrée en fonction dès que possible;
• Salaire de 22,54 $ à 26 $ de l’heure;
• Possibilité de télétravail partiel (deux journées par semaine) applicable à la fin de la formation.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN :

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une spécialité appropriée pour l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Détenir 4 années d’expérience pertinente pour l’emploi;
• Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que les logiciels de traitement de texte Word, du chiffrier électronique d’Excel et de PowerPoint;
• Avoir une excellente maîtrise de l’utilisation des plateformes permettant la tenue de réunion à distance comme (Teams, etc.);
• Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur d’Internet et son courrier électronique;
• Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion (Paie, Dofin, Achat Windows);
• Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
• Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
• Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
• Démontrer un très grand souci du détail et de la précision;
• Avoir des connaissances juridiques sera considérées comme un atout.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique (Comptabilité-Niveau 1). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Secrétaire – École secondaire

LIEU DE TRAVAIL :   Collège des Compagnons, 3643, avenue des Compagnons, Québec (Québec) G1X 3Z6
HORAIRE DE TRAVAIL :  8h30 à 12h00 – 13h00 à 16h30 du lundi au vendredi
STATUT D’ENGAGEMENT : Poste temporaire à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible

VOTRE RÔLE : Au Collège des Compagnons, vous aurez à assister deux directions adjointes en exécutant des tâches de secrétariat au sein du programme PROTIC.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Effectuer des communications téléphoniques de renseignement d’ordre général avec les parents, concernant la fréquentation scolaire, entre autres;
• Tenir à jour les dossiers et des registres, notamment l’inscription et le classement des élèves et leur assiduité;
• Réaliser des travaux de compilation, de vérification et d’inscription;
• Saisir à l’ordinateur, des textes et des diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources sous forme de lettres, tableaux, rapports ou autres;
• Vérifier l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes et signaler les corrections à apporter;
• Réaliser les appels pour des remplacements et saisir les payes de certains membres du personnel;
• Prendre connaissance du courrier et le remettre aux destinataires;
• Rédiger des accusés de réception, des lettres ou des notes simples;
• Rechercher et recueillir des renseignements à inclure dans des formulaires ou dans des rapports et dans la correspondance;
• Effectuer le classement des dossiers et des documents;
• Participer aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE :

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
• Lieu d’emploi situé en plein cœur de Sainte-Foy et à proximité de différents services;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Programme de santé et mieux-être accessible pour vous et votre famille;
• Formation et développement des compétences offert.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Poste temporaire à temps plein (35 heures/semaine) prévu jusqu’au 5 septembre 2023;
• Entrée en fonction dès que possible;
• Salaire de 22,18 $ à 24,13 $ de l’heure.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN :

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Posséder d’excellentes méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite;
• Avoir une bonne maîtrise d’un logiciel de traitement de texte, tel Word;
• Être capable d’utiliser adéquatement un chiffrier électronique, tel Excel;
• Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur Internet et son courrier électronique;
• Être autodidacte et avoir des aptitudes et de l’intérêt pour apprendre et utiliser différents logiciels de bureautique et de gestion;
• Avoir une bonne capacité à établir et maintenir des relations interpersonnelles avec autrui en agissant avec bienveillance.
• Avoir une bonne capacité de communication;
• Avoir la capacité de travailler en équipe;
• Avoir la capacité de travailler au service à la clientèle et d’être sollicité fréquemment.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 1. Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.