Agente ou agent de bureau – Comptes payables et recevables (22-23-26 et 22-23-30)

UNITÉ ADMINISTRATIVE : Service des ressources financières et du transport scolaire, 100-945 avenue Wolfe, québec (Québec) G1V 4E2

DURÉE ET HORAIRE DE LA SEMAINE RÉGULIÈRE DE TRAVAIL :   35h, flexible, entre 7h30 et 17h du lundi au vendredi

DATE D’ENGAGEMENT : Juillet 2022

VOTRE RÔLE: Consiste à accomplir un ensemble de travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

 PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :  

• S’assurer du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, rédiger,  dresser,  confectionner,  vérifier  et  effectuer  le  suivi  de  factures,  de bons  de  commande,  de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes  de  financements,  des  statistiques,  des  relevés,  des formulaires,  des  inventaires  ou  tout  autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, recueillir, valider et compiler les données  nécessaires;
• Effectuer la tenue de  livres  comptables,  entre  les  écritures  dans  les journaux, concilier des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, faire des paiements et des dépôts, codifier les dépenses, tenir une petite caisse et effectuer certains achats de valeur relativement peu élevée;
• Compiler les données budgétaires, collaborer à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informer sur les soldes budgétaires;
• Communiquer avec des personnes de la commission ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; rédiger la correspondance inhérente à cet effet.

 PLUS SPÉCIFIQUEMENT : 

• Effectuer les tâches relatives aux comptes à payer ainsi qu’aux comptes à recevoir;
• Procéder à la saisie de factures pour les clients ainsi que celles qui proviennent des fournisseurs, participer à la réalisation de la conciliation bancaire, faire l’inscription au système de dépôt, de transfert budgétaire et d’écriture de journal.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE: 

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
• Lieu d’emploi situé en plein cœur de Sainte-Foy et à proximité de différents services;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Programme de santé et mieux-être pour vous et votre famille.

CONDITIONS D’EMPLOI :

• Deux postes réguliers à temps plein (35h/semaine);
• Entrée en fonction en août 2022;
• Salaire de 22,36$ à 25,00$ l’heure selon les qualifications.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN :

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES : 

• Avoir une bonne maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite;
• Être capable d’utiliser adéquatement un logiciel de traitement de texte, tel Word;
• Être capable d’utiliser adéquatement un chiffrier électronique, tel Excel;
• Avoir des notions de base pour être capable d’utiliser un navigateur d’Internet et son courrier électronique;
• Avoir une bonne capacité de communication;
• Avoir de l’aisance dans ses rapports avec le public;
• Avoir de grandes aptitudes pour le travail en équipe;
• Avoir d’excellentes aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion;
• Avoir une bonne gestion du temps;
• Être en mesure de travailler sous pression.

Les candidates et candidats devront avoir réussi les tests suivants: français niveau 1, Word niveau 1, Excel niveau 2 et comptabilité niveau 1. Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

 Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

 Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

 Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Secrétaire d’école (22-23-27)

LIEU DE TRAVAIL :  École Saint-Louis-de-France I, 1524, Route de l’Église, Québec (Québec) G1W 3P5 et École Les Sources, 1181, rue Robert L. Séguin, Québec (Québec) G1X 4P5

HORAIRE DE TRAVAIL :  Du lundi au vendredi (horaire défini selon le lieu de travail)

STATUT D’ENGEMENT: Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : Juillet et août 2022

VOTRE RÔLE: Voir à la bonne marche administrative de l’école, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école.

CARACTÉRISTIQUES PARTICULIÈRES :

• Planifier et organiser le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard du Centre, des ministères et divers organismes et respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école;
• Colliger les données nécessaires pour la préparation du budget, participer à son élaboration et voir à son suivi;
• Effectuer la tenue des livres comptables de l’école et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires;
• S’assurer que les réparations ont été effectuées sur le matériel et réquisitionner les services au besoin;
• Dresser la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et voir au remplacement du personnel absent;
• Tenir des registres et dossiers concernant l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire;
• Répondre aux besoins des élèves et prodiguer les premiers soins et remplir les rapports requis si nécessaire;
• Examiner le courrier et agencer les renseignements pertinents.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE:

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 10 jours pour les vacances de Noël;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Programme de santé et mieux-être pour vous et votre famille;
• Formation et développement des compétences offert!

CONDITIONS D’EMPLOI:

• Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine);
• Entrée en fonction juillet et août 2022;
• Salaire de 22,81 $ à 27,10 $ de l’heure.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN :

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une spécialité appropriée pour l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Détenir 4 années d’expérience pertinente pour l’emploi;
• Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat d’école.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que les logiciels de traitement de texte Word, du chiffrier électronique d’Excel et de PowerPoint;
• Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur d’Internet et son courrier électronique;
• Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion (Paie, Dofin, Achat Windows);
• Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
• Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
• Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
• Avoir une certaine flexibilité au niveau de l’horaire de travail puisque certaines tâches peuvent nécessiter, occasionnellement, du travail en dehors de l’horaire régulier.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique (Comptabilité-Niveau 1). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.

Secrétaire de gestion (22-23-20 et 22-23-28)

LIEU DE TRAVAIL : Centre administratif situé au 100-945 avenue Wolfe, Québec (Québec) G1V 4E2.

Un poste est offert au Service des technologies de l’information et un autre poste est offert au Service éducatif.

HORAIRE DE TRAVAIL :  8h00 à 12h00 – 13h00 à 16h00 du lundi au vendredi

STATUT D’ENGAGEMENT : Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : 4 juillet 2022

VOTRE RÔLE:

Au sein d’un service, vous aurez à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches de l’emploi;
• Transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
• Préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi;
• Préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
• Recevoir la personne qui se présente à son unité administrative, fournir l’information relevant de sa compétence ou la référer à la personne concernée;
• Gérer, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui il travaille;
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués;
• Participer à l’élaboration du système de classement et archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur;
• Si requis, effectuer un suivi budgétaire.

Plus spécifiquement pour le poste au Service des technologies de l’information:

• Gérer les commandes d’achat  pour  le  matériel  informatique (émission,  transmission chez  le fournisseur, réception et facturation) dans les logiciels utilisés;
• Effectuer le suivi administratif du contrat des appareils cellulaires (facturation, suivi des dépenses, transmission d’avis, commande et annulation de nouveaux forfaits, etc.);
• Suivre la gestion des absences du personnel et des paiements sur pièce dans le système de paie;
• Effectuer la mise à jour du site de communication des TI (SharePoint).

Plus spécifiquement pour le poste aux Services éducatifs:

• Assurer la gestion et la conciliation bancaire, paiement et suivi des factures et du budget notamment en lien avec la culture à l’école, le sport étudiant, les perfectionnements du personnel, etc.
• Assure la gestion de la préparation et de l’envoi des épreuves du Centre de services scolaire ainsi que celles du ministère de l’Éducation.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE:

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
• Lieu d’emploi situé en plein cœur de Sainte-Foy et à proximité de différents services;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Formation et développement des compétences offert.

CONDITIONS D’EMPLOI:

• Deux postes réguliers à temps plein (35 heures/semaine);
• Entrée en fonction le 4 juillet 2022;
• Salaire de 22,54 $ à 26 $ de l’heure.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN:

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une spécialité appropriée pour l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Détenir 4 années d’expérience pertinente pour l’emploi;
• Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que les logiciels de traitement de texte Word, du chiffrier électronique d’Excel et de PowerPoint;
• Avoir des connaissances pratiques du logiciel Sharepoint et Forms;
• Avoir une excellente maîtrise de l’utilisation des plateformes permettant la tenue de réunion à distance comme Teams;
• Être capable d’utiliser adéquatement les navigateurs Internet et le courrier électronique;
• Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion;
• Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
• Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
• Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
• Démontrer un très grand souci du détail et de la précision.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique (Comptabilité-Niveau 1). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.