Secrétaire de gestion

VOTRE RÔLE : Au sein de l’équipe du service des ressources humaines, vous aurez à travailler en collaboration avec plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat. Vous devrez répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers, des réunions, des politiques ou de la réglementation. Vous verrez à l’organisation des réunions, à préparer les projets d’ordre du jour et à rédiger les procès-verbaux. Vous assurerez la gestion et la conciliation bancaire-paiement et le suivi des factures et du budget.

LIEU DE TRAVAIL : Service des ressources humaines, Centre administratif
DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible
STATUT D’EMPLOI : Remplacement à temps plein d’une durée indéterminée (35 h/semaine)

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Technicienne ou technicien en organisation scolaire (22-23-101)

LIEU DE TRAVAIL : Centre de formation professionnelle Marie-Rollet
DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible
STATUT D’EMPLOI : Poste à temps plein – 35 heures/semaine
 

VOTRE RÔLE :  Confectionner les horaires de cours des programmes de formation du centre et d’autres grilles, en se basant, entre autres, sur des critères de rationalisation et d’efficience et, en plus, à adapter et appliquer les procédures nécessaires à l’organisation des opérations administratives telles que l’inscription des élèves, le contrôle des effectifs scolaires, les examens et la sanction des études.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES:

• Confectionner les grilles d’horaire de chacun des programmes du centre en tenant compte des inscriptions mensuelles et de plusieurs contraintes (disponibilité des locaux, règles de formation des groupes, etc.);
• Travailler en collaboration avec la direction en préparant des grilles et des statistiques nécessaires à l’analyse de données;
• Recueillir les données nécessaires pour l’inscription des élèves et adapter un formulaire à cette fin;
• Effectuer, à l’aide de logiciels appropriés, des analyses, des extractions, des exploitations spécifiques et des rapports permettant des contrôles ou de se conformer à la procédure prévue pour des sujets tels que la gestion des effectifs scolaires, la sanction des études, le financement, la comptabilité, le budget, les dépassements d’élèves, les codes permanents d’élèves, les absences d’élèves, les échecs et diverses autres listes ou rapports en vue de leur transmission, notamment au Ministère;
• Dispenser la formation et offrir le support requis concernant les procédures de l’organisation scolaire et l’utilisation des divers logiciels aux personnes concernées dans ces opérations;
• Répondre aux demandes d’information des autres intervenantes ou intervenants du centre ou du centre de services scolaires;
• Coordonner le travail du personnel de soutien dans les tâches accomplies par ce personnel relativement à la réalisation de programmes d’opérations techniques dont elle est responsable;
• Réaliser d’autres tâches administratives en lien avec la bonne marche de l’école.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Avoir une excellente capacité d’analyse et de synthèse;
• Posséder une excellente maitrise du logiciel Excel;
• Être capable de travailler dans un contexte où les échéances sont très serrées;
• Avoir des connaissances pratiques du logiciel JADE ou des aptitudes et de l’intérêt pour ce logiciel de gestion;
• Avoir une bonne capacité de communication;
• Démontrer d’excellentes habiletés pour le travail d’équipe;
• Faire preuve d’autonomie et avoir une grande capacité d’adaptation;
• Avoir un sens développé de la planification et de l’organisation.

QUALIFICATIONS REQUISES :

• Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en techniques administratives avec option gestion;
• Ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
• Toute expérience dans le milieu scolaire comme technicien ou technicienne en organisation scolaire ou toutes autres connaissances jugées pertinentes seront considérées comme un atout.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À NOTRE ÉQUIPE :

• Salaire de 23,82$ à 30,82$ de l’heure selon les qualifications;
• Horaire de travail du lundi au vendredi avec l’amplitude de travail à convenir au début de l’embauche;
• Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine;
• Assurances collectives;
• Approche humaine et personnalisée;
• Lieu d’emploi situé au cœur de Sainte-Foy et à proximité de plusieurs services.

Les candidates et candidats devront avoir réussi les tests suivants : français niveau 1, Word niveau 1, Excel niveau 2, de même qu’un test spécifique. Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre offre de service au emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca en précisant le titre de l’emploi.

Seules les personnes sélectionnées seront contactées

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte

Secrétaire – École secondaire (22-23-102)

LIEU DE TRAVAIL :   Collège des Compagnons, 3643, avenue des Compagnons, Québec (Québec) G1X 3Z6
HORAIRE DE TRAVAIL :  8h15 à 16h15 du lundi au vendredi
STATUT D’ENGAGEMENT : Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : Dès que possible

VOTRE RÔLE : Au Collège des Compagnons, vous aurez à assister une direction adjointe en exécutant des tâches de secrétariat.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

• Effectuer des communications téléphoniques de renseignement d’ordre général avec les parents, concernant la fréquentation scolaire, entre autres;
• Tenir à jour les dossiers et des registres, notamment l’inscription et le classement des élèves et leur assiduité;
• Réaliser des travaux de compilation, de vérification et d’inscription;
• Saisir à l’ordinateur, des textes et des diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources sous forme de lettres, tableaux, rapports ou autres;
• Vérifier l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes et signaler les corrections à apporter;
• Réaliser les appels pour des remplacements et saisir les payes de certains membres du personnel;
• Prendre connaissance du courrier et le remettre aux destinataires;
• Rédiger des accusés de réception, des lettres ou des notes simples;
• Rechercher et recueillir des renseignements à inclure dans des formulaires ou dans des rapports et dans la correspondance;
• Effectuer le classement des dossiers et des documents;
• Participer aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification.

LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE :

• 4 semaines de vacances payées par année;
• 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
• Lieu d’emploi situé en plein cœur de Sainte-Foy et à proximité de différents services;
• Meilleur régime de retraite;
• Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
• Programme de santé et mieux-être accessible pour vous et votre famille;
• Formation et développement des compétences offert.

CONDITIONS D’EMPLOI :

• Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine);
• Entrée en fonction dès que possible;
• Salaire de 22,18 $ à 24,13 $ de l’heure.

CE DONT VOUS AVEZ BESOIN :

• Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5eannée du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES :

• Posséder d’excellentes méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat;
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite;
• Avoir une bonne maîtrise d’un logiciel de traitement de texte, tel Word;
• Être capable d’utiliser adéquatement un chiffrier électronique, tel Excel;
• Être capable d’utiliser adéquatement un navigateur Internet et son courrier électronique;
• Avoir une bonne capacité de communication;
• Avoir de l’aisance dans ses rapports avec le public;
• Avoir des habiletés sur le plan relationnel;
• Avoir la capacité de travailler en équipe;
• Avoir la capacité de travailler au service à la clientèle et d’être sollicité fréquemment.

Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 1. Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.

Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca  

Seules les personnes sélectionnées seront contactées.

Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.

Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.