LIEU DE TRAVAIL : Centre administratif situé au 100-945 avenue Wolfe, Québec (Québec) G1V 4E2.
Un poste est offert au Service des technologies de l’information et un autre poste est offert au Service éducatif.
HORAIRE DE TRAVAIL : 8h00 à 12h00 – 13h00 à 16h00 du lundi au vendredi
STATUT D’ENGAGEMENT : Poste régulier à temps plein (35 heures/semaine)
DATE D’ENGAGEMENT : 4 juillet 2022
VOTRE RÔLE:
Au sein d’un service, vous aurez à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
- Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches de l’emploi;
- Transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et agencer les renseignements pertinents;
- Préparer un projet de réponse, acheminer le tout à la personne concernée et en assurer le suivi;
- Préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée;
- Recevoir la personne qui se présente à son unité administrative, fournir l’information relevant de sa compétence ou la référer à la personne concernée;
- Gérer, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui il travaille;
- Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal;
- Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués;
- Participer à l’élaboration du système de classement et archiver les documents de son secteur selon la politique en vigueur;
- Si requis, effectuer un suivi budgétaire.
Plus spécifiquement pour le poste au Service des technologies de l’information:
- Gérer les commandes d’achat pour le matériel informatique (émission, transmission chez le fournisseur, réception et facturation) dans les logiciels utilisés;
- Effectuer le suivi administratif du contrat des appareils cellulaires (facturation, suivi des dépenses, transmission d’avis, commande et annulation de nouveaux forfaits, etc.);
- Suivre la gestion des absences du personnel et des paiements sur pièce dans le système de paie;
- Effectuer la mise à jour du site de communication des TI (SharePoint).
Plus spécifiquement pour le poste aux Services éducatifs:
- Assurer la gestion et la conciliation bancaire, paiement et suivi des factures et du budget notamment en lien avec la culture à l’école, le sport étudiant, les perfectionnements du personnel, etc.
- Assure la gestion de la préparation et de l’envoi des épreuves du Centre de services scolaire ainsi que celles du ministère de l’Éducation.
LES AVANTAGES DE VOUS JOINDRE À L’ÉQUIPE:
- 4 semaines de vacances payées par année;
- 18 jours de congés fériés offert, dont 2 semaines pour les vacances de Noël;
- Lieu d’emploi situé en plein cœur de Sainte-Foy et à proximité de différents services;
- Meilleur régime de retraite;
- Assurances collectives et avantages sociaux concurrentiels;
- Formation et développement des compétences offert.
CONDITIONS D’EMPLOI:
- Deux postes réguliers à temps plein (35 heures/semaine);
- Entrée en fonction le 4 juillet 2022;
- Salaire de 22,54 $ à 26 $ de l’heure.
CE DONT VOUS AVEZ BESOIN:
- Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou dans une spécialité appropriée pour l’emploi ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
- Détenir 4 années d’expérience pertinente pour l’emploi;
- Posséder d’excellentes connaissances sur les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat.
EXIGENCES PARTICULIÈRES :
- Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant parlée, qu’écrite de même que les logiciels de traitement de texte Word, du chiffrier électronique d’Excel et de PowerPoint;
- Avoir des connaissances pratiques du logiciel Sharepoint et Forms;
- Avoir une excellente maîtrise de l’utilisation des plateformes permettant la tenue de réunion à distance comme Teams;
- Être capable d’utiliser adéquatement les navigateurs Internet et le courrier électronique;
- Avoir des connaissances pratiques ou des aptitudes et de l’intérêt pour tout autre logiciel de bureautique ou de gestion;
- Avoir de bonnes aptitudes sur le plan des relations humaines;
- Être capable de gérer la pression d’échéanciers et de demandes multiples simultanées;
- Faire preuve d’une très bonne capacité d’organisation et d’adaptation de même qu’un sens élevé de la discrétion;
- Démontrer un très grand souci du détail et de la précision.
Vous devrez avoir réussi les tests suivants : français niveau 2, Word niveau 2, Excel niveau 2 de même qu’un test spécifique (Comptabilité-Niveau 1). Les autres exigences du poste pourront être validées dans le cadre d’une entrevue de sélection.
Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel à l’adresse suivante en précisant le titre de l’offre d’emploi : emploi.soutien@cssdd.gouv.qc.ca
Seules les personnes sélectionnées seront contactées.
Le Centre de services scolaire participe à un programme d’accès à l’égalité en emploi.
Le genre masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.